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Contenido
La factura electrónica
La factura electrónica se va a imponer a medio plazo para cualquier agente económico, tanto autónomos como grandes empresas. Aunque aún no existe una normativa técnica, se prevé su obligatoriedad para 2026 o 2027 para todas las transacciones comerciales que se realicen en España. Veamos a continuación sus cuestiones fundamentales.
La factura electrónica es un justificante de un servicio prestado cuyo formato no es el papel, su formato es electrónico. Estas facturas deben autentificarse con firma electrónico u otros medios de autentificación homologados y precisan además del consentimiento del destinatario.
Normativas que regulan la factura electrónica
En el marco europeo existe una directiva europea de 2014 que impulsaba la facturación electrónica en la contratación pública. Desde abril de 2019 las empresas y las administraciones públicas han utilizado ya la facturación electrónica en sus actividades de contratación y mercantiles.
En España el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, establece requisitos para garantizar integridad, autenticidad, la legibilidad de las facturas.
El 19 de octubre de 2022 aparece en España la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas (Ley Crea y Crece). Esta normativa establece claramente la obligatoriedad de la factura electrónica para todas las transacciones comerciales, buscando combatir la morosidad y mejorar los plazos de pago entre empresas y profesionales.
Modalidades de factura electrónica
La factura electrónica estructurada
La factura electrónica es estructurada por definición, es decir sus datos están organizados para ser tratados automáticamente por programas informáticos de facturación. El formato de la factura electrónica estructurada suele ser XML (como UBL o Facturae) o el formato Edifact.
La factura factura digital no estructurada
Se trata de una imagen digital PDF, TIFF o JPG, o una factura en papel que ha sido escaneada y que necesita un dispositivo de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Para la ley española y la directiva europea una factura no puede presentarse como “no estructurada”. Así aparece en la Ley normativa “Crea y Crece” que no admite el PDF escaneado como factura ya que no admite procesamiento automático.
Quiénes están obligados a usar la factura electrónica
Según la Ley Crea y Crece estarán obligados a la factura electrónica:
- -Todas las empresas españolas.
- -Tanto grandes empresas como autónomos.
- -La totalidad del sector privado (B2B); que son más de tres millones de agentes.
Quedan fuera de la obligación de utilizar e-facturas las operaciones comerciales en las que una de las partes no tenga en el territorio español la sede de su actividad económica y los consumidores y clientes finales (B2C)
Elementos imprescindible de la factura electrónica
- -Fecha de emisión.
- -Numeración de la factura.
- -Concepto con los detalles del producto o servicio que se está facturando.
- -Datos de identificación fiscal del emisor y del receptor.
- -Tipo impositivo (el tipo de IVA y el porcentaje de retención del IRPF).
- -Base imponible (importe sin contar impuestos ni descuentos).
- -Importe total.
- -Firma electrónica o certificado que garantice la integridad y autenticidad de la factura.
Obligaciones para emisores y receptores de e-facturas
Obligaciones de quién emite la e-factura
- El emisor de la factura electrónica debe asegurar el acceso a la e-factura (visualización, búsqueda, copia, descarga o impresión) y la legibilidad de la misma.
- Debe tener capacidad para conservar los datos de la factura y contabilizarla.
- El emisor debe garantizar la integridad y autenticidad de las facturas mediante firma electrónica o mediante un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI).
Obligaciones de quién recibe la e-factura
- Comprobar que cumple con los requisitos mínimos exigidos.
- Conservar la e-factura o delegar su conservación a un tercero. Tendrá asimismo que Asegurarse de la legibilidad del formato original.
- Garantizar el acceso a la factura (búsqueda selectiva, visualización, copia, descarga e impresión).
Plazos de implantación y sanciones de la facturación electrónica en España
Los plazos de adaptación de la factura electrónica la Ley los establece en función de la capacidad de facturación de las compañías:
- Las empresas que facturan más de 8 millones anuales tendrán un plazo de un año para adoptar el nuevo sistema a partir de la aprobación del reglamento.
- Las que facturan menos de 8 millones de euros anuales (en la práctica casi todas las pequeñas empresas y los autónomos) tendrán dos años de plazo a partir de la entrada en vigor del reglamento.
Aunque la aprobación del reglamento aun está por llegar (fue bloqueada por las elecciones de 2023), las empresas tendrían hasta 2026 o 2027 de plazo para adoptar el sistema electrónico de facturación y en caso de no cumplir estos plazos se arriesgarían a multas de hasta 10.000 €.
Cuestiones aun no determinadas por el reglamento sobre facturas electrónicas
El reglamento definitivo que regule las facturas electrónicas deberá abordar los aspectos técnicos de éstas, algunos sin determinar aun:
- Decisiones sobre utilizar formatos además de los consabidos UBL y CII (Cross Industry Invoice) que se promueven en Europa. Formatos locales y generales como Facturae u otros como Edifact que para muchos es anacrónico.
- -Características de la plataforma pública gratuita de factura electrónica de la Agencia Tributaria para pequeñas empresas.
Aspectos positivos de la factura electrónica
- Contabilidad electrónica automatizada.
- Ahorro en el gasto de papelería, la factura electrónica es ecológica.
- Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
- Facilidad en los procesos de auditoría.
- Reducción en tiempos de gestión.
- Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
- Reducción de costes.
- Mayor agilidad en la toma de decisiones.
- Mejora de la eficiencia.
- Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
- Menor probabilidad de falsificación.
- Facilidad para el cálculo de impuestos.
- Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
- Aumenta la seguridad documental.
- Agilidad en la localización de información.
- Reduce errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento.
- Registro de emisión del comprobante fiscal digital.
Aspectos negativos de la factura electrónica
- Obliga a las empresas a depender de una conexión a Internet
- Complejidad en la compatibilidad de formatos entre emisor, factura y receptor.
- Tiempo perdido en el aprendizaje del nuevo sistema por los empleados.
- Anulaciones de facturas no contempladas.
Nuevo software para implantar la factura electrónica
Las empresas tendrán varias opciones para introducir la facturas electrónicas en su administración:
- Adquirir un programa informático homologado que generé y gestiones la facturación electrónica.
- Recurrir a prestadores de servicios de gestión y almacenamiento de las facturas.
- Utilizar servicios gratuitos públicos que ofrecerá de la Agencia Tributaria como alternativa a la las herramientas de software de libre mercado.
El nuevo software que se vaya creando alrededor de la facturación electrónica, según la Ley Antifraude, no podrá modificar ni destruir facturas y en caso de modificación forzosa será necesario una justificación de los cambios para que la factura siga siendo legal.
La factura electrónica en Europa
Los mayoría de los países europeos han introducido a través del proyecto ViDA (2022) la e-factura en su sistema públicos y quieren implantar el uso obligatorio y generalizado de la factura electrónica en un margen de no más de 5 años. Paises como Italia, Francia, Belgica o Grecia han o están introduciendo planes de masificación de la factura electrónica.
La red Peppol es otra iniciativa-piloto para promover el intercambio electrónico seguro de documentos entre países, que requiere el formato Universal Business Language (UBL) de factura electrónica
La factura electrónica incluida en las subvenciones del Kit Digital
Este programa de fondos europeos, Kit Digital, está dotado de 3.000 millones de euros para la digitalización de las empresas. Dependiendo del tamaño de las empresas podrían recibirse ayudas desde 2.000 euros en empresas de 0 a 3 empleados hasta 12.000 euros en empresas de entre 10 y 49 empleados.
Es una subvención al 100% de la inversión en digitalización
Para cada tipo de solución hay un importe máximo subvencionable, que normalmente garantizará el valor de la solución elegida, sin tener que aportar recursos adicionales.
¿Qué otras soluciones se pueden subvencionar en el Plan Kit Digital?
Se establecen diferentes soluciones pero desde Foro Empresarial queremos destacar las siguientes:
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- Ciberseguridad: Garantiza a las empresas la seguridad básica y avanzada para los dispositivos de sus empleados. Sistemas de prevención de ataques y eliminación de virus / malware. Formación sobre seguridad.
- Factura Electrónica: Le ofrecemos el servicio de digitalización de facturación, para poder realizar facturar sin papeles, todo online
- Oficina Virtual: Trabaje desde cualquier parte, le ofrecemos soluciones de virtualización de su negocio, su oficina donde quieras y cuando quieras.
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A la hora de decidir qué empresa digitalizadora me va a realizar las soluciones elegidas para mi agencia inmobiliaria (diseño web, redes sociales, ciberseguridad…etc).
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Álvaro Conde Alonso
Economista Liberal
CEO Digital
www.foroempresarial.es
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