Tras más de tres años de espera se ha publicado en el BOE la Orden Ministerial que establece los requisitos de los programas de facturación de las empresas para ser legales ante Hacienda. La Ley Antifraude va a obligar a todos los autónomos a usar factura electrónica y actualizar su software de facturación. Además, la orden establece también los requisitos de la aplicación gratuita de facturación de Hacienda que generará los registros y consultas de factura. Una vez establecida la orden reguladora, los usuarios deben adquirir ya sus nuevos sistemas y programas de facturación certificados.
Declara la Agencia Tributaria: “las condiciones que deben cumplir los programas son prácticamente las mismas que ya estaban publicados en el borrador. Lo único que ha cambiado es que para la nueva plataforma de facturas electrónicas de la Agencia Tributaria desaparece el límite de facturas-cualquier autónomo o empresa podrá usarla- y también se permitirá que la usen los apoderados”.
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Plazos establecidos y aplazamientos previstos
Aunque la Ley establece un plazo para la actualización hasta julio de 2025, la Agencia Tributaria comunica que “pronto se realizará una modificación de la normativa para dar más tiempo a los usuarios a cambiar sus software para que cumplan estos requisitos”
En principio, los fabricantes tendrán hasta julio de 2025 para producir a actualizar los nuevos softwares de facturación y los usuarios tendrán hasta finales de 2025 e incluso hasta principios de 2026 para empezar a adquirir o actualizar esos softwares certificados.
Las condiciones del software para ser legales
La orden ministerial publicada este lunes ya recoge todas las condiciones que deberán cumplir los programas de facturación que utilizan los autónomos para considerarse certificados de cara a Hacienda:
- Deberá garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación de forma que, una vez registrados los datos de facturación, estos queden protegidos contra cualquier acción que comprometa la exactitud, autenticidad y completitud de los datos almacenados, de manera que ninguno de los datos registrados pueda ser alterado, ni por el propio sistema informático, ni por el usuario ni por ningún dispositivo, sistema o programa informático o electrónico externo.
- Contar con todos los registros de facturación generados por el propio sistema informático.
- Por cada entrega de bienes o prestación de servicios deberá generar, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura, un registro de facturación de alta.
- También deberá garantizar la trazabilidad de los registros de facturación, que deberán estar encadenados de manera que pueda verificarse su rastro siguiendo su secuencia de creación desde el primero al último. El sistema informático deberá proporcionar funcionalidades que permitan el seguimiento de los datos registrados de forma clara y fiable.
- Contar con un registro de eventos que recoja automáticamente todas las interacciones con dicho sistema informático, las operaciones realizadas con él y los sucesos producidos durante su uso, como el arranque y parada del sistema informático
- En los sistemas informáticos que soporten los procesos de facturación, deberá encontrarse debidamente disociada la información con trascendencia tributaria de la posible información confidencial de carácter no patrimonial, de forma que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la información con transcendencia tributaria.
Datos obligatorios en los registros informáticos de alta de facturación
Los registros informáticos de facturación de ‘alta’ están obligados a incluir, entre otros datos:
- La descripción general de las operaciones y el importe total de la factura.
- El número y, en su caso, serie de la factura.
- Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura.
- La fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella.
- El tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada
- La descripción general de las operaciones y el importe total de la factura.
- Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, o de otras operaciones con trascendencia tributaria
El “hash encadenado” y el sistema “Veri*factu”
Se trata de dos sistemas de seguridad que incluyen los programas que garantizan que los registros de facturación no puedan ser modificados.
- El ‘hash’ encadenado. Es una huella única que cada factura genera que la relaciona con determinados elementos de las facturas anteriores, de modo que una alteración en cualquier factura altera la referida huella.
- El “sistema Veri*factu” supone el envío automático de la facturación a la Agencia Tributaria que tendrán los sistemas. Existe la posibilidad de no activar este envío automático en algunos casos, en ellos el sistema se considera”No Veri*factu”.
Responsabilidad de desarrolladores y autónomos
Tanto los desarrolladores como los usuarios tienen responsabilidades propias sobre el cumplimiento de la nueva normativa. Puntualiza la agencia tributaria que “El que tiene que velar porque el programa cumpla con todos los requisitos marcados por la ley es el desarrollador y será él el que tenga que responder ante Hacienda si no se cumplieran”.
Pero igualmente detalla la Agencia Tributaria que “constituye infracción tributaria la tenencia de los sistemas o programas informáticos o electrónicos que no se ajusten a lo establecido en esta Ley, cuando los mismos no estén debidamente certificados teniendo que estarlo por disposición reglamentaria o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados” y añade respecto a los autónomos que el programa que “compre, en su momento, cuente con esa certificación, que no es estándar y que se deberá preocupar cada fabricante de desarrollar para dejar claro que su software cumple con todas las condiciones de la nueva orden”
CRM inmobiliario-Inmopc dispone de un módulo de facturación que permite cumplir la normativa.
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