Control sobre los trabajadores: límites y derechos

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Dentro del sector laboral, una de las grandes cuestiones reside en donde se encuentra el límite en el control de equipos o de sistemas utilizados para la actividad laboral sin incumplir los derechos de los empleados.

¿Se puede acceder a equipos informáticos sin consentimiento previo?

Siguiendo con el Estatuto de Trabajadores y el artículo 20.3, este dictamina que el empresario tendrá la oportunidad de implantar las acciones de control y vigilancia que crea conveniente para comprobar si el empleado cumple con sus responsabilidades y obligaciones. Antes de implantarlas, el empresario debe tener en cuenta la dignidad del empleado y la capacidad real del empleado en caso en el que este tenga discapacidad.

En este aspecto, tanto el Tribunal Supremo como el Tribunal Constitucional afirmaron que el empresario tiene la opción de controlar los aparatos informáticos con el fin de asegurar que se cumplen con las responsabilidades laborales. A pesar de ello, coinciden en que no podrá realizar un control absoluto, ya que este se encuentra restringido por los derechos de los empleados como al secreto de las comunicaciones del empleado o a la intimidad.

Por ello, hay que puntualizar que aunque haya un interés legítimo y exista la posibilidad de implantar medidas de control para tratar ciertos datos de los empleados, siempre hay que considerar las condiciones de transparencia según lo que acuerda la normativa RGPD; minimización de información; y de licitud o necesidad.

  • Transparencia y claridad: Los empleados tienen que tener conocimiento de que su actividad está siendo controlada a través de códigos de conducta, protocolos o manuales. Su conocimiento no se restringe solo a las conductas autorizadas para controlar, sino también cómo se va a controlar o cuáles no se pueden controlar. Algunas conductas son entrar en cuentas privadas en redes sociales, acceder a webs que no se requieren para desarrollar su trabajo, la responsabilidad de tomar medidas para recudir el peligro de ciberataques o controlar las obligaciones laborales.
  • Necesidad y minimización de información. Solo se podrá acceder a los datos necesarios para la comprobación que se quiera llevar a cabo. Un ejemplo de ello es si existen sospechas de que hay indicios de una actividad ilícita o de que peligra la seguridad de la compañía por el ordenador, el empresario tendrá la opción de tratar la información que requiera para realizar la verificación.

No se requiere obtener la aprobación del empleado, pero el empresario debe comunicar al empleado de las medidas que van a tomar en su equipo para monitorizarlo, así como las actividades que se van a controlar.

Si esto no lo lleva a cabo el empresario, este podría ser castigado con una sanción y el empleado podría llevar a cabo una reclamación por vulnerar sus derechos fundamentales.

¿La empresa puede obligar al empleado a hacer uso de su móvil personal para cuestiones laborales?

El móvil podrá ser usado por parte del empleado siempre y cuando sea por cuestiones personales, cuando no se utilice para fines en contra de la ley o de forma delictiva o cuando no haya una prohibición expresa impuesta por la compañía. Si no existe dicha limitación por la compañía, esto no quiere decir que se pueda utilizar de manera abusiva del móvil, siempre se debe hacer uso de él de forma puntual, ya que sino el empleado podría exponerse a ser despedido por indisciplinado por incumplir la buena fe contractual y por abusar de la confianza en el caso en el que el empleado ya fuese advertido anteriormente de su uso masivo.

Por otra parte, el Tribunal Supremo dictamina que la compañía no podrá obligar al empleado a hacer uso de su teléfono personal para cuestiones laborales, a no ser que haya un acuerdo entre ambas partes y el empleado obtenga un extra económico correcto y que la responsabilidad de los problemas con el teléfono móvil no recaiga en el empleado.

En suma, el empleado no tendrá la opción de hacer uso de su teléfono personal si no cuenta con el consentimiento de la compañía, debido a posibles pérdidas de información privada de la compañía o de la difusión de ella.

¿Es ilícito utilizar accesos de huella dactilar?

Aunque cada vez más se utilice el acceso por huella dactilar a las oficinas, la normativa RGPD lo engloba como un uso de información sensible aquel llevado a cabo para información biométrica.

Es por ello que para estudiar su necesidad y si se puede considerar el interés legítimo en implantar este sistema, el RGPD obliga un análisis en profundidad sobre su necesidad, su finalidad y su proporcionalidad. Por ello, si para lograr el objetivo se puede conseguir a través de otra estrategia que no utilice este sistema ni este uso de datos, la compañía tendría que decantarse por ella.

¿Existe la oportunidad de implantar equipos de videovigilancia?

La compañía tendrá que comunicar a su plantilla de que implantarán equipos de videovigilancia como mínimo a través de un cartel informativo en algún lugar visible, donde se exponga datos como el objetivo de la videovigilancia, la persona encargada de ello. Dentro de la premisa de la “seguridad”, se incluye aquellas medidas de control sobre acciones ilícitas de empleados como el hurto. En suma, la videovigilancia es útil a la hora de recabar pruebas para justificar futuros despidos o sanciones como así lo expuso el 2 de febrero de 2017 el Tribunal Supremo en la sentencia.

Cabe destacar que un límite dentro del derecho a la intimidad de los empleados es la incompatibilidad de obtener imágenes de los empleados en zonas de descanso o en los servicios con el interés legítimo.

Además, se requerirá el consentimiento de los empleados cuando se utilice la información con un objetivo externo a cuestiones contractuales, por ejemplo utilizar imágenes de los empleados para publicidad de la compañía.

¿Debe la compañía obtener la aprobación del empleado en cualquier tipo de uso de datos?

Antes que nada, hay que diferenciar dos casos en cuanto al tratamiento por parte de la empresa de la información personal de los empleados.

  1. La información requerida para poder cumplir con el contrato laboral. En este caso, no hace falta obtener la aprobación del empleado para acceder a estos datos, debido a que están protegidos ya sea por el contrato a través de nóminas en las que se requiere datos bancarios o por las obligaciones legales que afrontan la compañía respecto a la Administración Pública debido a su existencia, entre estas obligaciones, comunicar el contrato laboral a la Seguridad Social.
  2. Tratamientos con interés legítimo por parte de la compañía. No se requerirá la aprobación del empleado para aquellos casos en los que exista un interés legítimo para utilizar los datos, independientemente de si no se encuentran conectadas directamente con aspectos relacionados con el contrato.

Este interés legítimo queda definido en el Reglamento General de Protección de Datos en el artículo 6.f, donde se expone que será legítimo el tratamiento requerido “para la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero, siempre que sobre dichos intereses no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado que requieran la protección de datos personales, en particular cuando el interesado sea un niño”.

Por ello, es obvio que la compañía posee un interés legítimo en salvaguardar sus equipos y sistemas, así como en analizar la actividad de sus trabajadores. Además, el Estatuto de los Trabajadores (ET) en su artículo 20.3 deja patente que el empresario puede implantar las acciones convenientes que desee de control y vigilancia para estudiar si los empleados cumplen con sus responsabilidades, teniendo en cuenta la dignidad de ellos.

Con estas dos normativas, se establece que el límite de control se encuentra en las acciones implantadas para perseguir los objetivos legítimos del empresario y en el modo en que se realice, para no incumplir los derechos de los empleados amparados por la Constitución como el de la intimidad, la dignidad o el honor. Las acciones a establecer tendrán que ser proporcionales, requeridas, oportunas, así como probada y justificada.

Algunos casos en los que la compañía puede llegar a tener interés legítimo en implantar acciones concretas son la geolocalización del empleado cuando este realice su actividad fuera de su lugar habitual de trabajo, equipos de videovigilancia en el edificio o sistemas biométricos para controlar la entrada a las instalaciones.

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Ignacio Morales.
Economista – ICADE

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